हर सुबह काम पर जाते समय, मुझे एक बरिस्ता मिलता है जो कल्पनीय सबसे खराब पोकर फेस के साथ मुझे मेरी कॉफी थमाता है। यह हम दोनों के लिए एक दैनिक नियम बन चुका है।
और अगर यह कॉफी की दुकान ऑफिस के रास्ते में इतनी सुविधाजनक जगह पर न होती, तो शायद मैंने बहुत पहले ही कॉफी के लिए कोई दूसरी जगह चुन ली होती।
अब, ऑनलाइन सहायता समुदाय में भी इस बरिस्ता के समकक्ष लोग मौजूद हैं।
लेकिन चूंकि आप ई-मेल और लाइव चैट की बातचीत के दौरान पोकर फेस नहीं देख सकते, इसलिए उन्हें पहचानना थोड़ा मुश्किल होता है। लेकिन मेरा विश्वास करें, वे मौजूद हैं।
हाँ, अच्छी ग्राहक सेवा आपके व्यवसाय के विकास की कुंजी है। लेकिन सिर्फ ग्राहक सहायता होना ही काफी नहीं है।
आपको अच्छी सेवा (यदि उत्कृष्ट नहीं तो) प्रदान करनी होगी जिससे आपके ग्राहकों को अपनी अहमियत का अहसास हो, क्योंकि वे वास्तव में महत्वपूर्ण हैं। आखिरकार, उन्हीं की वजह से आपका व्यवसाय अस्तित्व में है।
हालाँकि, हर कोई यह नहीं समझता कि ग्राहक सेवा का केवल बिना गुणवत्ता के प्रदान किया जाना ही पर्याप्त नहीं है।
वास्तव में, भले ही यह तय माना जाता हो कि कंपनियों के पास सपोर्ट टीमें होती हैं, फिर भी हाल के आंकड़े दर्शाते हैं कि 68% ग्राहक किसी कंपनी का साथ इसलिए छोड़ देते हैं क्योंकि उन्हें लगता है कि कंपनी को उनकी परवाह नहीं है (जबकि होनी चाहिए)।
लेकिन वास्तव में अच्छी ग्राहक सहायता किस बात से तय होती है, और आप इसे कैसे बनाए रखते हैं?
एक सपोर्ट विशेषज्ञ से दूसरे विशेषज्ञ के नाते, यहाँ अपने ग्राहकों को — और फलस्वरूप, अपने व्यवसाय को — खुश रखने के कुछ प्रमुख कारक दिए गए हैं।
1. नकारात्मक प्रतिक्रिया का लाभ उठाएं
चाहे टेक उद्योग हो या कोई अन्य क्षेत्र, आपको अपने उत्पाद के बारे में किसी न किसी तरह से प्रतिक्रिया हमेशा मिलती रहेगी। लेकिन ध्यान रखें: उनमें से सभी बातें ऐसी नहीं होंगी जो आप सुनना चाहते हैं।
और आपको इसके लिए तैयार रहना होगा।
तैयारी से भी बढ़कर, आपको यह करने की आवश्यकता है कि नकारात्मक प्रतिक्रिया को स्वीकार करें और उसका लाभ उठाएं।
देर-सवेर, आपके पास शिकायतों, सुविधाओं के अनुरोधों और असंतोषजनक टिप्पणियों की भरमार होगी।
उन पर ध्यान दें।
आपके पास आने वाली हर एक टिप्पणी को सुनना और उसके प्रति खुला नज़रिया रखना बेहद महत्वपूर्ण है– चाहे वह सकारात्मक हो या अन्य। ये टिप्पणियाँ दर्शाती हैं कि आपके उत्पाद या सेवा में क्या कमी है, जिससे आपको अपने दर्शकों या बाज़ार की ज़रूरतों को पूरा करने का अवसर मिलता है।
उदाहरण के लिए, यदि आपको अपने यूज़र इंटरफ़ेस को नेविगेट करने में कठिनाई होने के बारे में कई शिकायतें मिलती हैं, तो इसका अर्थ है कि आपको अपना यूज़र इंटरफ़ेस बदलना होगा।
यदि एक महीने में यह तीसरी बार है कि आपको अपने उत्पाद के खराब प्रदर्शन के बारे में शिकायत मिली है, तो शायद अपनी टीम के साथ मिलकर चर्चा करना और उक्त प्रदर्शन संबंधी समस्या को हल करने को प्राथमिकता देना एक अच्छा विचार होगा।
दूसरे शब्दों में, नकारात्मक प्रतिक्रिया अच्छी होती है। ये आपके उत्पाद को और बेहतर बनाने के अवसर हैं; अपने ग्राहकों की अस्वीकृति से सीख लेने के अवसर हैं। इससे आपके व्यवसाय और आपके उत्पाद को और आगे बढ़ने में मदद मिलेगी, और ऐसा जितना अधिक होगा, आप और आपके ग्राहक दोनों उतने ही अधिक खुश होंगे।
2. उन्हें बताएं कि आप भी एक इंसान हैं
एक चीज़ जो मुझे वास्तव में परेशान करती है, वह है रूखे ई-मेल मिलना जो ऑटो-जेनरेटेड उत्तरों जैसे प्रतीत होते हैं।
बड़ी कंपनियाँ आमतौर पर वास्तविक ऑटो-जेनरेटेड प्रतिक्रियाओं और बॉट्स पर निर्भर करती हैं, लेकिन ऐसा इसलिए है क्योंकि उनके ब्रांड बाज़ार में पहले से ही अच्छी तरह स्थापित और विश्वसनीय हैं।
अब, यदि आप हमारी तरह हैं, जहाँ वास्तविक लोग ग्राहक सहायता प्रदान करते हैं, तो अपने दर्शकों को यह बताना महत्वपूर्ण है कि आप भी एक इंसान हैं- कि वे आपसे संपर्क कर सकते हैं, मदद माँग सकते हैं, और उन्हें एक वास्तविक उत्तर मिल सकता है जो किसी कॉपी-पेस्ट किए गए, पहले से तैयार उत्तर जैसा न लगे।
वन-ऑन-वन ई-मेल सहायता के लिए, मेरी एक सलाह यह है कि अपने ग्राहक से कभी भी ऐसी कोई बात न कहें जो आप असल ज़िंदगी में नहीं कहेंगे। इसका मतलब है कि अब “अभिवादन!” या “उत्तर में देरी के लिए हम विनम्रतापूर्वक क्षमा चाहते हैं” जैसे वाक्यांशों का उपयोग बंद करने का समय आ गया है।
व्यक्तिगत रूप से, मुझे लगता है कि अत्यधिक औपचारिकता से यह आभास होता है कि आप सहायता इसलिए नहीं दे रहे हैं क्योंकि आपको परवाह है– बल्कि आप सहायता केवल इसलिए दे रहे हैं क्योंकि यह आपका काम है और आपको ऐसा करना पड़ता है।
और यह बिल्कुल भी सही नहीं है।
इसलिए जब तक कि यह कंपनी की नीति में न लिखा हो, अपने ग्राहकों को यह अहसास कराने का प्रयास ज़रूर करें कि वे आपसे बात कर सकते हैं। यह कि आप वास्तव में मदद करने के लिए मौजूद हैं, न कि केवल इसलिए रोबोटिक उत्तर दे रहे हैं क्योंकि कोई अन्य व्यक्ति आपको इसके लिए पैसे दे रहा है।
3. उन्हें कभी अधर में न छोड़ें
यह बात तो बिल्कुल स्पष्ट और स्वाभाविक है।
अपने ग्राहक को उसकी समस्या के समाधान—या कम से कम किसी त्वरित उपाय—के बिना कभी भी, बिल्कुल कभी भी अधर में न छोड़ें।
हालाँकि कभी-कभी, बिना सीधे समाधान वाली समस्याओं से बचना नामुमकिन हो सकता है। उदाहरण के लिए, मान लें कि कोई ग्राहक किसी ऐसी सुविधा के बारे में पूछता है जिसके बारे में आप जानते हैं कि वह जल्द जारी नहीं होने वाली है।
आप क्या कहेंगे?
“क्षमा करें, हमारे पास वह सुविधा नहीं है। अलविदा।
सादर,
सपोर्ट”
खैर… इससे तो बिल्कुल बात नहीं बनेगी।
यदि आपको छोटे वैकल्पिक समाधान देने पड़ें, तो दें। यदि आपका ग्राहक कोई चीज़ गुलाबी रंग में मांग रहा है, और आपके पास फिलहाल वह केवल लाल रंग में उपलब्ध है, तो ईमानदार रहें, लेकिन उन्हें यह भी बताएं कि वे इस बीच क्या कर सकते हैं।
“अधिक रंग उपलब्ध होते ही हम आपसे फिर संपर्क करेंगे!” और अपनी बात पर अमल करें।
4. त्वरित उत्तर महत्वपूर्ण हैं- लेकिन साथ ही प्रभावी होना भी उतना ही जरूरी है
हाँ, अपने ग्राहकों को यथाशीघ्र उत्तर देना महत्वपूर्ण है। लेकिन सिर्फ कोई जवाब भेज देना ही काफी नहीं है।
आपके उत्तरों में सार होना चाहिए, और उन्हें वर्तमान समस्या के लिए आपके ग्राहकों को एक समाधान या विकल्प प्रदान करना चाहिए (बिंदु #3 देखें)। एक के बिना दूसरा अधूरा है।
हाँ, आपके ग्राहक जल्दी में हैं – लेकिन उन्हें अधूरा या लापरवाह उत्तर देना उतना ही बुरा है जितना कि कोई उत्तर न देना (और शायद यह उससे भी बदतर साबित हो, क्योंकि एक बार जब आप “भेजें” बटन दबा देते हैं, तो वापस लौटने का कोई रास्ता नहीं होता)।
5. ऐसे वादे करने से बचें जिन्हें आप पूरा नहीं कर सकते
“चिंता न करें। हम इसे आपके लिए एक घंटे में ठीक कर देंगे!”
यदि आपको इससे अधिक समय लगता है, तो आपकी और आपकी कंपनी दोनों की साख दांव पर लग जाती है।
शुरुआत में भले ही यह आपके ग्राहकों को अच्छा लगे, लेकिन वादे पर खरा न उतरने से अधिक नुकसानदेह प्रतिक्रिया हो सकती है।
यदि आप जानते हैं कि समस्या ठीक करने में आपको 24 घंटे लगेंगे, तो ईमानदार रहें, और उन्हें बता दें। वे जल्दबाजी में तैयार किए गए ऐसे उत्पाद की तुलना में, जो मुश्किल से काम करता हो, थोड़ा समय लेने वाले ठीक से काम करने वाले उत्पाद से अधिक संतुष्ट होंगे।
निष्कर्ष
तो अच्छी ग्राहक सहायता प्रदान करने का रहस्य क्या है? इसे कभी कम मत आंकिए।
आपके ग्राहक आपकी प्रेरक शक्ति हैं, और अत्यंत महत्वपूर्ण हैं।
उनके साथ वैसा ही व्यवहार करें।
और अगली बार जब आप अच्छी ग्राहक सहायता में निवेश करने को लेकर अनिच्छुक दिखें, तो नील पटेल के इन शब्दों को याद रखें:
“समझदार व्यवसाय मालिक जानते हैं कि खोया हुआ हर ग्राहक संबंध, चाहे वह किसी प्रतिस्पर्धी के कारण हो या अन्यथा, उन्हें हर साल औसतन $289 की चपत लगाता है।
और यदि आप सोच रहे हैं कि आप नए ग्राहकों से उस नुकसान की भरपाई कर सकते हैं, तो दोबारा सोचें। सच तो यह है कि एक नए ग्राहक को जोड़ने में मौजूदा ग्राहक को बनाए रखने की तुलना में छह से सात गुना अधिक खर्च आता है।”




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जैसा कि आप देख सकते हैं, ग्राफ़ में बैंगनी क्षेत्र कम हैं। और ब्राउज़र द्वारा की जा रही प्रक्रियाओं की मात्रा में एक उल्लेखनीय अंतर है। नीचे दी गई आयताकार पट्टियाँ भी पतली हैं, जिसका अर्थ है कि प्रक्रियाएं पहले की तुलना में तेज़ी से चल रही हैं।